zásady zpracování osobních údajů klientů společnosti GEMINI CZ 2000 s.r.o.

přijaté v souladu s Nařízením Evropského Parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „GDPR“)

1         úvod

Společnost GEMINI CZ 2000 s.r.o. („Správce“) zpracovává osobní údaje tzv. subjektů údajů – fyzických osob, které jsou nebo mají zájem stát se klienty Správce („Klienti“).

Správce dbá na to, aby zpracování osobních údajů Klientů bylo zákonné, korektní, transparentní, přesné, důvěrné, osobní údaje byly zpracovávány pouze v nezbytném rozsahu. Správce dbá též na to, aby osobní údaje byly řádně zabezpečeny a aby při zpracování osobních údajů byla dodržena veškerá pravidla stanovená GDPR jakož i dalšími právními předpisy v oblasti nakládání s osobními údaji.

Tyto zásady byly přijaty mimo jiné za účelem doložení souladu zpracování osobních údajů ze strany Správce s právními předpisy. Vysvětlení jednotlivých pojmů souvisejících se zpracováním osobních údajů dle těchto zásad je uvedeno v čl. 8 níže.

2        Správce osobních údajů

2.1        Totožnost Správce

Správcem osobních údajů je společnost GEMINI CZ 2000 s.r.o., IČO: 25870262, se sídlem Pavlovova 44, 700 30 Ostrava, zapsaná v živnostenském rejstříku.

2.2       Kontaktní údaje Správce

Sídlo                                              Pavlovova 44, 700 30 Ostrava

ID datové schránky:                    wqb5t3

E-mail:                                         gdpr@luxusnipradlo.cz

Telefon:                                        +420 777 61 91 61

3        Účely zpracování, pro které jsou osobní údaje určeny, a právní základ pro zpracování

3.1        Jednání o uzavření smlouvy (dohody)

Správce zpracovává osobní údajů Klientům za účelem uzavřením smlouvy (či jakékoli dohody) s Klientem. K takovému zpracování dochází zejména v počáteční fázi spolupráce Správce s Klientem, tedy zejména v okamžiku, kdy Klient osloví Správce s poptávkou na poskytnutí služeb Správce a mezi stranami probíhá tzv. kontraktační proces, tedy proces vyjednávání vedoucí k uzavření příslušné smlouvy (dohody).

Právním základem tohoto zpracování je čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR – provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost Klienta coby subjektu údajů. Doba zpracování osobních údajů za tímto účelem je uvedena v odst. 6.1 níže.

3.2       Plnění uzavřené smlouvy (dohody)

Správce zpracovává osobní údaje Klientů za účelem plnění smlouvy (či jakékoli dohody) uzavřené mezi Správcem a Klientem, zejména smlouvy o poskytování reklamních služeb, neboť bez osobních údajů by Správce nemohl Klientům své služby řádné a včas poskytnout, resp. by je vůbec nemohl poskytnout.

Právním základem tohoto zpracování je čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR – plnění smlouvy, jejíž stranou je Klient coby subjekt údajů. Doba zpracování osobních údajů za tímto účelem je uvedena v odst. 6.2 níže.

3.3       Plnění právních povinností ze strany Správce

Správce zpracovává osobní údaje Klientů za účelem plnění právních povinností Správce, vyplývajících zejména ze zákona o účetnictví, zákona o daních z příjmů, zákona o dani z přidané hodnoty atd. (např. povinnosti Správce vést účetnictví a uchovávat účetní a daňové doklady), včetně povinnosti Správce být schopen doložit, že zpracovává osobní údaje v souladu s obecně závaznými právními předpisy, zejména v souladu s GDPR.

Právním základem tohoto zpracování je čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR – splnění právní povinnosti, která se na Správce vztahuje. Doba zpracování osobních údajů za tímto účelem je uvedena v odst. 6.3 níže.

3.4       Oprávněné zájmy Správce

Správce může zpracovávat osobní údaje Klientů za účelem určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků (zejména právních nároků ze smluvních vztahů s Klienty).

Právním základem tohoto zpracování je čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR – oprávněný zájem Správce. Doba zpracování osobních údajů za tímto účelem je uvedena v odst. 6.3 níže.

4        Kategorie příjemců osobních údajů

Správce bude předávat osobní údaje Klientů příslušným orgánům veřejné moci, bude-li o to požádán (např. finanční úřady, česká obchodní inspekce apod.). Tito příjemci budou osobní údaje zákazníků zpracovávat jako samostatní správci.

Vedle toho je Správce oprávněn předat osobní údaje Klientů příjemcům, se kterými uzavřel smlouvu o zpracování osobních údajů a kteří budou pro Správce zpracovávat osobní údaje jako jeho zpracovatelé (např. subjekty poskytující služby účetnictví, daňového poradenství, tiskové a poštovní služby, právní služby, IT služby, cloudové služby, případně auditoři apod.). Správce bude předávat osobní údaje jen těm zpracovatelům, kteří Správci zaručí, že osobní údaje Klientů nebudou předávány žádnému dalšímu zpracovateli ani příjemci, který nebude schopen zajistit dostatečné zabezpečení osobních údajů.

5        předávání do třetích zemí

Správce nebude předávat osobní údaje Klientů do třetích zemí ani mezinárodním organizacím ve smyslu čl. 44 a násl. GDPR.

6        Doba zpracování osobních údajů

Osobní údaje Klientů budou zpracovávány pouze po dobu, která je nezbytná vzhledem k účelu jejich zpracování.

Zánikem jednoho z právních základů pro zpracování osobních údajů není dotčeno zpracování osobních údajů (v nezbytném rozsahu) na základě jiného právního základu.

6.1        Jednání o uzavření smlouvy (dohody)

Za tímto účelem Správce bude zpracovávat osobní údaje Klientů po dobu vyjednávání podmínek smlouvy (dohody), a to až do okamžiku uzavření příslušné smlouvy (dohody).

Pokud k uzavření smlouvy (dohody) nakonec nedojde, bude Správce zpracovávat osobní údaje Klientů za tímto účelem maximálně po dobu 3 měsíců od poslední komunikace Správce s Klientem.

6.2       Plnění uzavřené smlouvy (dohody)

Za tímto účelem Správce bude zpracovávat osobní údaje Klientů po dobu trvání existence právního vztahu s Klientem a následně do okamžiku splnění poslední z povinností vyplývajících z takového právního vztahu.

6.3       Plnění právních povinností ze strany Správce

Za tímto účelem Správce bude zpracovávat osobní údaje Klientů po dobu trvání příslušné právní povinnosti Správce dle obecně závazných předpisů (např. daňové doklady musejí být uchovávány po dobu 10 let).

6.4       Oprávněné zájmy Správce

Za tímto účelem Správce může zpracovávat osobní údaje Klientů po dobu existence příslušného právního nároku, maximálně však po dobu 1 roku po uplynutí promlčecí lhůty dle obecně závazných právních předpisů.  

V případě zahájení a trvání soudního, správního nebo jakéhokoli jiného řízení, ve kterém budou řešeny práva či povinnosti vyplývající z příslušného právního nároku, neskončí doba zpracování osobních údajů k tomuto účelu před pravomocným skončením takového řízení.

6.5       Výmaz osobních údajů

Bezodkladně po uplynutí doby zpracování osobních údajů, nejpozději však do konce kalendářního čtvrtletí následujícího po uplynutí doby zpracování, Správce příslušné osobní údaje, u kterých pominul účel jejich zpracování, anonymizuje či zlikviduje.  

7        Práva subjektů údajů

Každý Klient má mimo jiné tato práva:

• právo požadovat přístup ke svým osobním údajům (za podmínek čl. 15 GDPR);
• právo na opravu nebo výmaz osobních údajů (za podmínek čl. 16 nebo čl. 17 GDPR);
• právo na omezení zpracování osobních údajů (za podmínek čl. 18 GDPR);
• právo vznést námitku proti zpracování (za podmínek čl. 21 GDPR);
• právo na přenositelnost údajů (za podmínek čl. 20 GDPR).

V případě, že se Klient domnívá, že bylo porušeno jeho právo na ochranu osobních údajů, má též právo podat stížnost u dozorového orgánu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, Holešovice, 170 00 Praha 7.

8        ZÁKLADNÍ pojmy

Osobními údaji jsou veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (tzv. subjekt údajů); identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, příjmení, datum narození, bydliště, e-mail, telefonní číslo, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.

Zpracováním osobních údajů je jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, který je prováděn pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení.

Správcem je obecně osoba, která sama nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů.

Příjemcem je obecně jakákoli osoba, které jsou osobní údaje poskytnuty.

Zpracovatelem je obecně jakákoli osoba, která zpracovává osobní údaje pro správce. Zpracovatel je současně vždy i příjemcem.

9        Další informace o zpracování osobních údajů

V případě dotazů ohledně zpracování osobních údajů lze Správce kontaktovat prostřednictvím některé z kontaktních adres uvedených v odst. 2.2 výše.

Obecné informace o zpracování osobních údajů lze nalézt též na internetových stránkách Úřadu pro ochranu osobních údajů dostupných na www.uoou.cz.

Tyto zásady nabývají účinnosti dnem 25. 5. 2018.